Entre un client et un avocat, il peut parfois y avoir des conflits. Ces derniers peuvent amener l’un ou l’autre à porter plainte devant un Tribunal. Mais avant d’en arriver là, certains se tournent vers le service Ombudsman.
Qu’est-ce qu’un service Ombudsman ?
Ombudsman est un mot suédois. Il se traduit littéralement par « celui qui parle au nom d’autrui » et signifie « médiateur », « protecteur » ou « défenseur », « homme de doléances » ou « porte-parole de grief ».
L’Ombusdman défend donc l’intérêt d’une autre personne. En Belgique, depuis le 1er octobre 2016, tout client consommateur présentant un désaccord avec son avocat peut faire appel au service Ombudsman des avocats de l’ordre des barreaux francophones et germanophones.
Le service intervient pour tenter de régler les litiges entre les deux parties avant de recourir au tribunal ou au juge. Il faut également noter que l’Ombudsman agit indépendamment de l’ordre des avocats.
Les missions principales d’un Ombudsman
L’Ombudsman joue le rôle d’intermédiaire ou d’arbitre entre le client et l’avocat. Il examine et analyse l’origine du conflit.
Dans l’exercice de ses fonctions, il enquête pour juger du fondement de la plainte. En tant qu’indépendant, il ne se laisse pas influencer par quelque organisme que ce soit et reste impartial. Cela veut dire qu’il ne défend pas spécifiquement les intérêts du plaignant. En tant que tel, il renseigne chaque partie concernant les droits et les obligations de chacun.
L’Ombudsman se charge d’informer chaque partie sur les possibilités d’accord ainsi que leurs conséquences pour résoudre le problème le plus facilement et le plus rapidement possible.
Enfin, l’Ombudsman s’occupe des démarches et de la rédaction des documents juridiques pour tout officialiser. Il peut également émettre des recommandations basées sur les faits observés.
Comment fonctionne le service ?
La plainte peut être introduite en remplissant un formulaire de plainte ou en envoyant directement une lettre. Le client et l’avocat peuvent bénéficier du service de médiation lorsque le conflit ne semble pas s’arranger.
Pour commencer, l’Ombudsman vérifie et analyse la plainte en question avant de la transmettre à l’Ombudsman local. En effet, chaque barreau possède au moins trois Ombudsmans locaux. Ainsi, si l’avocat à qui le dossier est attribué ne convient pas à l’une des parties, un autre pourra s’en charger.
Toutefois, avant d’introduire une requête au service médiateur, quelques conditions doivent être respectées. Il faut tout d’abord que les deux parties aient déjà tenté de régler le litige à l’amiable au cours des 12 mois qui précèdent la date de dépôt de la plainte. En outre, aucune procédure n’a encore été entamée.
Une fois que la plainte a été vérifiée, l’Ombudsman peut décider de convoquer les deux camps pour un face-à-face ou séparément. Il suggère alors une solution qui peut être ou non acceptée. Si une des deux parties ne respecte pas l’accord, le dossier peut être transmis au Tribunal.
Le service Ombudsman est gratuit. Éventuellement, les frais à débourser concerneront les copies des documents à envoyer.